Ψηφιοποίηση Εγγράφων

Οι σύγχρονες απαιτήσεις της κοινωνίας μας καθώς αλλάζουν καθημερινά και η ανάγκη για ψηφιοποίηση των φυσικών αρχείων συνεχώς αυξάνουν.
Όλο και περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τη σάρωση εγγράφων για τη μετατροπή των εγγράφων τους σε ψηφιακές βιβλιοθήκες, καθώς επίσης και η μετάλλαξη του δημόσιου τομέα και των υπηρεσιών του απαιτεί όλο και περισσότερο τα έγγραφα να είναι σε ψηφιακή μορφή.

Στην DocuPlus έχουμε τη δυνατότητα να μετατρέψουμε κάθε αποθηκευμένο αρχείο σας από χαρτί σε ψηφιακό αρχείο.

Η ψηφιοποίηση ενός αρχείου από ένα απλό έγγραφο, έως και αρχιτεκτονικά & μηχανολογικά σχέδια, χάρτες, εφημερίδες, παραστατικά, μελέτες κ.ά., μπορείτε πλέον να τα μετατρέψετε σε PDF, JPEG, PNG, BMP, TIFF, DOCX έχετε άμεση πρόσβαση στα αρχεία σας κάθε στιγμή, όπου και να βρίσκεστε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα διαχείρισης cloud για να οργανώσετε το γραφείο σας και να διατηρήσετε τα αρχεία σας ασφαλή.

Σημαντικό πλεονέκτημα της ψηφιοποίησης είναι επίσης η εξάλειψη της περίπτωσης καταστροφής του φυσικού αρχείο.

Εάν η εταιρεία σας σκέφτεται να μεταβεί στην ψηφιοποίηση των εγγράφων της σας αναφέρουμε τους βασικούς λόγους που πρέπει να το κάνετε.

Η νέα ψηφιακή εποχή ανοίγεται μπροστά μας.

Η ανάγκη αφενός της ταχύτητας επεξεργασίας και μεταφοράς δεδομένων, χαρακτηριστικό της εποχή μας, αλλά και η αποφυγή επιπτώσεων από δυσεύρετα  φυσικά αρχεία, καθιστά την ψηφιοποίηση εγγράφων ή άλλων πρωτοτύπων από χαρτί, απαραίτητη.

Αυξήστε την υπεραξία της επιχείρησή σας και μειώστε τα λειτουργικά σας έξοδα πλέον του 30%.

Αυξήστε την ασφάλεια και προστατεύστε την επιχείρησή σας

Οι νόμοι περί ιδιωτικότητας, απαιτούν από τις επιχειρήσεις να διατηρούν τον έλεγχο των προσωπικών τους πληροφοριών. Με τα ηλεκτρονικά έγγραφα είναι ευκολότερο να διατηρείτε τον έλεγχο και να προστατεύετε ευαίσθητες πληροφορίες.

Αυτό συμβαίνει επειδή μπορείτε να εστιάσετε την ασφάλεια μέχρι το επίπεδο του εγγράφου και η πρόσβαση μπορεί να αλλάξει αμέσως καθώς οι λειτουργίες εργασίας αλλάζουν ή οι υπάλληλοι φεύγουν.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τι βλέπει ή έχει πρόσβαση κάθε υπάλληλος.

Ποιες θα ήταν οι συνέπειες της απώλειας όλων των αρχείων σας;

Οι περισσότερες επιχειρήσεις έχουν μόνο ένα αντίγραφο των εταιρικών τους αρχείων και το αποθηκεύουν στον τόπο εργασίας τους.

Αυτό σας θέτει σε κίνδυνο διάρρηξης, πλημμύρας και πυρκαγιάς. Τα σαρωμένα έγγραφα μπορούν να δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας σε έναν απομακρυσμένο διακομιστή σε τακτική βάση και να βοηθούν πραγματικά στην ενίσχυση του σχεδίου αποκατάστασης καταστροφών.

Συνεργαστείτε με συναδέλφους και προμηθευτές γρήγορα και εύκολα

Η σάρωση εγγράφων επιτρέπει στις ομάδες να εργάζονται σε έργα σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές.
Μπορείτε να έχετε πρόσβαση, να τροποποιήσετε και να φορτώσετε τα εταιρικά αρχεία ταυτόχρονα από όλους στο γραφείο, παρέχοντας πολύτιμες πληροφορίες στους υπαλλήλους σας όποτε και όπου το χρειάζονται.

Ελαττώστε την κατανάλωση σε χαρτί και μελάνι για εκτύπωση και μειώστε το λειτουργικό σας κόστος.
Οι ηλεκτρονικές εγγραφές απαιτούν επίσης λιγότερη ενέργεια για αποθήκευση, από τις παραδοσιακές εγκαταστάσεις για την αποθήκευσης φυσικών αρχείων.

Εξοικονομήστε χρόνο και χρήμα βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

Ο τελευταίος αλλά σίγουρα ο πιο σημαντικός λόγος για τη σάρωση εγγράφων είναι η εξοικονόμηση χρημάτων. Μειώστε το κόστος αποθήκευσης, εκμεταλλευτείτε τον εργασιακό σας χώρο καλύτερα, αξιοποιήστε τον αριθμό των υπαλλήλων που απαιτούνται για τη συντήρηση και ανάκτηση αρχείων και τη βελτίωση της παραγωγικότητας όλων.

Είτε επιλέξετε να το κάνετε μόνοι σας, είτε ψάχνετε για μια επαγγελματική λύση σάρωσης που θα σας βοηθήσει να ψηφιοποιήσετε το αρχείο σας, θα είμαστε  εδώ για να σας εξυπηρετήσουμε.

Επικοινωνήστε σήμερα μαζί μας!